Hovedformålet med denne nye plikten er at offentlige myndigheter skal kunne kommunisere elektronisk med virksomhetene. For at virksomheter skal kunne motta enkeltvedtak og andre viktige meldinger digitalt, er det offentlige pålagt å varsle om at slike meldinger er sendt. Til dette må det offentlige ha tilgang til det vi kan omtale som elektroniske varslingsadresser.
Hva er en elektronisk adresse?
En elektronisk adresse er i denne sammenheng p.t. enten en e-postadresse eller et mobilnummer det kan sendes SMS til.
Gjelder alle registrert i Enhetsregisteret
Plikten til å melde elektronisk adresse gjelder alle enheter registrert i Enhetsregisteret. Dersom et foretak eller annen registreringsenhet er registrert med såkalte underenheter, er det frivillig om det skal meldes inn særskilte elektroniske adresser også for disse. Hvis det ikke meldes inn noe særskilt for disse, vil de elektroniske adressene som gjelder hovedenheten bli benyttet.
Kun offentlige myndigheter har tilgang
Offentlige myndigheter kan kun bruke de registrerte elektroniske adressene til egen bruk, altså til enkeltvedtak, viktige meldinger, saksbehandling og forvaltningsoppgaver for øvrig. Myndighetene kan med andre ord ikke videreformidle de elektroniske adressene til eksterne parter.
Hvordan skal registreringen foregå?
Fra 15. januar 2018 vil alle nye virksomheter bli tvunget til å melde inn elektronisk adresse. Dette gjøres ved at disse opplysningene blir obligatoriske felter i skjemaet «Samordnet registermelding». Virksomheter som allerede er registrert i Enhetsregisteret og som har lagt inn e-post og/eller mobil i Altinn (i virksomhetsprofilen), trenger ikke å melde elektronisk varslingsadresse på nytt. Disse må bare oppdatere elektroniske adresser i Altinn ved endring. Slik endring skal etter hva vi har forstått kunne utføres under menyvalget «Profil»i Altinn. Her skal det medio januar komme et eget valg for slike elektroniske varslingsadresser. Selv om Altinn inneholder elektroniske adresser allerede, er det viktig å vurdere om varsler til disse adressene når de rette personene.
Ta kontakt med vår regnskapsfører hvis du ønsker å drøfte hva som kan være fornuftige løsninger for din virksomhet. For noen virksomheter kan det være heldig at regnskapsfører følger opp varslene.
